Uporządkuj bibliotekę dokumentów
Foldery, etykiety, wersje i widoczność oraz „przeczytaj i podpisz” dla dokumentów, które zobowiązują ludzi.
5 min czytania · Ostatnio sprawdzono 18 sie 2026
Porządnie układaj pliki
- 1
Otwórz Dokumenty i zbuduj strukturę folderów, według której naprawdę szukasz: polityki, procedury, certyfikaty, dokumentacja lokalizacji.
- 2
Używaj etykiet do tego, co przecina foldery („wymagane prawem”, „dla klienta”), bo jedna hierarchia nigdy nie odpowie na każde pytanie.
- 3
Przesyłaj dokumenty. Wbudowany podgląd otwiera je w przeglądarce, więc na służbowym telefonie przeczytasz procedurę bez pobierania, otwierania i kasowania.
Wersje i widoczność
- 1
Przesyłaj nową wersję do istniejącego dokumentu, a nie obok niego. Wersje układają się jedna na drugiej, jedna jest oznaczona jako aktualna, a zastąpione kopie można dalej czytać.
- 2
Ustaw widoczność każdego dokumentu. Egzekwuje ją serwer: dokumentu, którego ktoś nie może widzieć, dla tej osoby naprawdę nie ma, a nie jest tylko ukryty.
Wskazówka: Nigdy więcej „final_v2_NOWY”. Jeden dokument, wiele wersji, jedna aktualna. Rejestr robi to, czego nazwy plików nigdy nie potrafiły.
Przeczytaj i podpisz
- 1
Dla dokumentów, które zobowiązują ludzi (nowa procedura, zmiana polityki), wyślij prośbę o podpis.
- 2
Każdy odbiorca podpisuje ze swojej kolejki „Moje zadania”, a rekord dokumentu pokazuje, kto już podpisał, a kto jeszcze nie.
- 3
Jeśli chcesz dotrzeć szerzej i dodać do tego wiadomość, dołącz dokument do komunikatu. Zobacz poradnik o komunikatach.