整理文档库
文件夹、标签、版本和可见性，外加针对约束性文档的“阅读并签署”。
5 分钟阅读 · 最近审阅 2026年8月18日
规范归档
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打开“文档”，按您实际查找文件的方式搭建文件夹结构：制度、程序、证书、站点档案。
- 2
用标签标注跨文件夹的属性（“法定要求”“面向客户”），因为任何一种层级结构都回答不了所有问题。
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上传文档；内置查看器会在浏览器中直接打开，现场手机无需“下载、打开、删除”就能阅读作业程序。
版本与可见性
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在现有文档上上传新版本，而不是另存一份。版本逐层叠加，其中一个标记为当前版本，被取代的旧版本仍可阅读。
- 2
按文档设置可见性。可见性由服务器强制执行：某人无权查看的文档，对他来说是真的不存在，而不只是被隐藏。
提示: 别再出现“最终版_v2_新”。一份文档，多个版本，一个当前版本。登记册能做到文件名永远做不到的事。
阅读并签署
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对于约束人员的文档（新程序、制度变更），发送签名请求。
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每位收件人在自己的“我的工作”队列中签署；文档记录会显示谁已签署、谁尚未签署。
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如需更大范围地推送并附上说明，可改为将文档附在简报中。参见简报指南。