Organiza la biblioteca de documentos

Carpetas, etiquetas, versiones y visibilidad, además de leer y firmar para los documentos que obligan a las personas.

5 min de lectura · Última revisión 18 ago 2026

Archiva bien las cosas

1
Abre Documentos y crea la estructura de carpetas que de verdad usas para buscar: políticas, procedimientos, certificados, documentación de cada sitio.
2
Usa etiquetas para lo que atraviesa varias carpetas («reglamentario», «para el cliente»), porque una sola jerarquía nunca responde a todas las preguntas.
3
Sube los documentos; el visor integrado los abre en el navegador, así que un móvil de obra lee un procedimiento sin descargar, abrir y borrar.

1
Sube una versión nueva sobre un documento existente, no a su lado. Las versiones se apilan, una se marca como vigente y las copias sustituidas siguen siendo legibles.
2
Define la visibilidad de cada documento. La aplica el servidor: un documento que alguien no puede ver de verdad no existe para esa persona, no solo está oculto.

Consejo: Nunca más «final_v2_NUEVO». Un documento, muchas versiones, una vigente. El registro resuelve lo que los nombres de archivo nunca pudieron.

1
Para los documentos que obligan a las personas (un procedimiento nuevo, un cambio de política), envía una solicitud de firma.
2
Cada destinatario firma desde su propia cola de «Mi trabajo»; la ficha del documento muestra quién ha firmado y quién está pendiente.
3
Para una difusión más amplia con un mensaje que lo acompañe, adjunta el documento a un comunicado. Consulta la guía de comunicados.