De documentbibliotheek ordenen
Mappen, labels, versies en zichtbaarheid, plus lezen en ondertekenen voor de documenten die mensen binden.
5 min lezen · Laatst gecontroleerd 18 aug 2026
Netjes archiveren
- 1
Open Documenten en bouw de mappenstructuur waarop je echt zoekt: beleid, procedures, certificaten, locatiedossiers.
- 2
Gebruik labels voor wat dwars door mappen heen loopt (“wettelijk verplicht”, “voor de klant”), want één hiërarchie past nooit op elke vraag.
- 3
Upload documenten. De ingebouwde viewer opent ze in de browser, dus een telefoon op de werkvloer leest een procedure zonder downloaden, openen en weer verwijderen.
Versies en zichtbaarheid
- 1
Upload een nieuwe versie op een bestaand document in plaats van ernaast. Versies stapelen, één is de actuele, en de vervangen exemplaren blijven leesbaar.
- 2
Stel de zichtbaarheid per document in. De server dwingt die af: een document dat iemand niet mag zien, is er voor hem echt niet, niet alleen verborgen.
Tip: Nooit meer “definitief_v2_NIEUW”. Eén document, veel versies, één actuele. Het register regelt wat bestandsnamen nooit konden.
Lezen en ondertekenen
- 1
Stuur voor documenten die mensen binden (een nieuwe procedure, een beleidswijziging) een handtekeningverzoek.
- 2
Elke ontvanger tekent vanuit zijn eigen wachtrij “Mijn werk”. Het record van het document toont wie heeft getekend en wie nog niet.
- 3
Wil je breder communiceren met een bericht eromheen, voeg het document dan toe aan een briefing. Zie de handleiding over briefings.