Je locaties en groepen structureren
Modelleer je locaties als hiërarchie, stel tijdzones per locatie in en bouw groepen handmatig of via regels.
5 min lezen · Laatst gecontroleerd 18 aug 2026
De locatieboom bouwen
- 1
Open Instellingen → Locaties en voeg je locaties toe: een platte lijst, of een hiërarchie van regio’s, locaties en gebieden als je organisatie daarom vraagt.
- 2
Stel per locatie de tijdzone in. Documenten (inspectierapporten en andere PDF’s) zetten tijden in de zone van de locatie zelf, want de klok volgt het werk.
- 3
Verplaats locaties in de boom als het bedrijf reorganiseert. Records houden hun locatie, de locatie houdt haar geschiedenis.
Tip: Modelleer waar het werk gebeurt, niet het organogram. Delen twee afdelingen een gebouw en een brandalarm, dan zijn ze waarschijnlijk één locatie met twee groepen.
De mensen groeperen
- 1
Open Instellingen → Groepen en maak de groepen waarin de organisatie denkt: nachtploeg, heftruckchauffeurs, BHV’ers.
- 2
Voeg leden handmatig toe, of geef de groep regels (“functie is leidinggevende”, gebaseerd op je eigen gebruikersvelden) en laat het lidmaatschap zichzelf bijhouden.
- 3
Lidmaatschap op basis van regels wordt automatisch bijgewerkt als mensen of hun gegevens veranderen. Nieuwe collega’s komen op hun eerste dag in de juiste groepen.
Waarom dit overal loont
Elk register filtert op locatie. Overzichtspagina’s van locaties hebben compliancekaarten die naar voorgefilterde registers leiden.
Briefings, bevestigingen en toegangsregels richten zich allemaal op groepen en locaties. Eén keer structureren, overal hergebruiken.
Wijs iemand toe aan locaties en hij ziet de records van die locaties en van elke locatie eronder, plus alles wat hij heeft aangemaakt, uitgevoerd of toegewezen gekregen. Records zonder locatie blijven voor iedereen zichtbaar.