Die Dokumentenbibliothek ordnen

Öffnen Sie „Dokumente“ und bauen Sie die Ordnerstruktur, nach der Sie tatsächlich suchen: Richtlinien, Verfahren, Zertifikate, Standortakten.

Nutzen Sie Labels für alles, was quer zu den Ordnern liegt („gesetzlich vorgeschrieben“, „für Kunden“). Eine einzige Hierarchie passt nie auf jede Frage.

Laden Sie Dokumente hoch. Der integrierte Viewer öffnet sie im Browser, so liest ein Handy auf dem Gelände ein Verfahren ohne Herunterladen, Öffnen, Löschen.

Laden Sie eine neue Version auf ein bestehendes Dokument hoch, nicht daneben. Die Versionen stapeln sich, eine ist als aktuell markiert, und die überholten bleiben lesbar.

Legen Sie die Sichtbarkeit pro Dokument fest. Sie wird auf dem Server durchgesetzt: Ein Dokument, das jemand nicht sehen darf, ist für ihn wirklich nicht da, nicht nur ausgeblendet.

Für verbindliche Dokumente (ein neues Verfahren, eine geänderte Richtlinie) senden Sie eine Unterschriftsanfrage.

Jeder Empfänger unterschreibt in seiner eigenen Warteschlange „Meine Aufgaben“. Am Dokument sehen Sie, wer unterschrieben hat und wer noch fehlt.

Für eine breitere Verteilung mit begleitender Nachricht hängen Sie das Dokument stattdessen an ein Briefing an. Siehe die Anleitung zu Briefings.