Organiser la bibliothèque de documents
Dossiers, étiquettes, versions et visibilité, plus la lecture avec signature pour les documents qui engagent les personnes.
5 min de lecture · Dernière relecture 18 août 2026
Bien classer
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Ouvrez Documents et construisez l'arborescence de dossiers que vous utilisez vraiment pour retrouver les choses : politiques, procédures, certificats, dossiers de site.
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Utilisez les étiquettes pour ce qui traverse les dossiers (« réglementaire », « client »), car une seule arborescence ne répond jamais à toutes les questions.
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Téléversez les documents. La visionneuse intégrée les ouvre dans le navigateur : un téléphone de chantier lit une procédure sans la télécharger, l'ouvrir puis la supprimer.
Versions et visibilité
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Téléversez une nouvelle version sur un document existant plutôt qu'à côté. Les versions s'empilent, une seule est marquée en vigueur, et les copies remplacées restent lisibles.
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Définissez la visibilité document par document. Elle est appliquée par le serveur : un document qu'une personne ne peut pas voir n'existe vraiment pas pour elle, il n'est pas simplement masqué.
Astuce: Fini les « final_v2_DEF ». Un document, plusieurs versions, une seule en vigueur. Le registre gère ce que les noms de fichiers n'ont jamais su gérer.
Lire et signer
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Pour les documents qui engagent les personnes (une nouvelle procédure, une politique modifiée), envoyez une demande de signature.
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Chaque destinataire signe depuis sa propre file « Mes tâches ». La fiche du document montre qui a signé et qui ne l'a pas encore fait.
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Pour une diffusion plus large accompagnée d'un message, joignez plutôt le document à un briefing. Voir le guide sur les briefings.