Organizar a biblioteca de documentos

Abra Documentos e crie a estrutura de pastas pela qual realmente procura: políticas, procedimentos, certificados, dossiês de obra.

Use etiquetas para o que atravessa pastas («obrigatório por lei», «para clientes»), porque uma só hierarquia nunca responde a todas as perguntas.

Carregue documentos. O visualizador integrado abre-os no navegador, para que um telemóvel de obra leia um procedimento sem o ciclo de transferir, abrir e apagar.

Carregue uma nova versão sobre um documento existente em vez de ao lado dele. As versões acumulam-se, uma fica marcada como atual e as cópias substituídas continuam legíveis.

Defina a visibilidade por documento. É imposta pelo servidor: um documento que alguém não pode ver não existe de facto para essa pessoa, não está apenas escondido.

Para documentos que vinculam as pessoas (um novo procedimento, uma alteração de política), envie um pedido de assinatura.

Cada destinatário assina a partir da sua própria fila «O meu trabalho». O registo do documento mostra quem já assinou e quem está em falta.

Para uma divulgação mais ampla, com uma mensagem a acompanhar, anexe antes o documento a um comunicado. Consulte o guia dos comunicados.