ドキュメントライブラリを整理する
フォルダー、ラベル、バージョン、公開範囲に加え、人を拘束するドキュメントには閲読・署名を。
5 分で読めます · 最終確認日 2026年8月18日
きちんと整理する
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「ドキュメント」を開き、実際に探すときの分け方でフォルダー構成を作ります。方針、手順書、証明書、サイトごとのファイルなど。
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フォルダーをまたぐ分類（「法定」「顧客向け」）にはラベルを使います。1つの階層では、すべての探し方に対応できないからです。
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ドキュメントをアップロードします。組み込みのビューアーでブラウザー上で開けるため、現場のスマートフォンでもダウンロードして開いて削除する手間なく手順書を読めます。
バージョンと公開範囲
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新しいバージョンは、別のファイルとしてではなく、既存のドキュメントにアップロードします。バージョンは積み重なり、1つが最新版になり、古い版も閲覧できます。
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ドキュメントごとに公開範囲を設定します。これはサーバー側で強制されます。見る権限のない人にとって、そのドキュメントは単に隠れているのではなく、本当に存在しません。
ヒント: 「最終版_v2_新」はもう不要です。1つのドキュメントに複数のバージョン、最新版は1つ。ファイル名ではできなかった管理を台帳が行います。
閲読・署名
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人を拘束するドキュメント（新しい手順書、方針の変更）には、署名依頼を送ります。
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受信者はそれぞれ自分の「マイタスク」から署名します。ドキュメントの記録には、署名済みの人と未署名の人が表示されます。
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メッセージを添えてより広く周知したい場合は、代わりにドキュメントをブリーフィングに添付します。ブリーフィングのガイドを参照してください。